Tosite on dokumentti, jolla todennetaan liiketapahtuma kirjanpitoon. Käytännössä koko kirjanpito rakentuu tositteiden pohjalle, joten niiden oikeellisuus ja säilyttäminen on yrittäjälle erityisen tärkeää.
Tositteita voivat olla esimerkiksi:
Hyvä tosite sisältää vähintään:
On hyvä huomata, että pelkkä maksupäätekuitti tai verkkopankin tapahtumakuitti ei riitä kirjanpitoon kelpaavaksi tositteeksi. Niiden sijaan tarvitaan myyjältä saatu lasku tai kuitti, jossa vaaditut tiedot ovat mukana.
Tositteet on myös säilytettävä lain mukaan vähintään kuusi vuotta. Käytännössä tämä onnistuu helpoiten tallentamalla tositteet sähköisesti heti tapahtuman jälkeen.
Tosite syntyy jokaisesta liiketapahtumasta: ostosta, myynnistä tai solmitusta sopimuksesta. Sen tehtävänä on toimia todisteena siitä, että tapahtuma on todella tapahtunut ja että se liittyy yrityksen liiketoimintaan.
Yleisiä tositteita ovat ostolaskut, myyntilaskut, käteiskuitit, vuokrasopimukset sekä matkakulujen tositteet.
Tositteet muodostavat kirjanpidon perustan. Ne varmistavat, että yrityksen taloudesta muodostuu oikea ja luotettava kuva – ja että verotus hoituu oikein.
Erityisesti arvonlisäverotuksessa tosite on keskeinen:
Laskuissa ja kuiteissa on oltava tietyt tiedot, jotta ne kelpaavat kirjanpitoon. Näitä ovat esimerkiksi:
👉 Tarkempia vaatimuksia voi lukea Verohallinnon sivuilta.
Lain mukaan molemmat kelpaavat, mutta käytännössä sähköinen tallennus on varmin ja helpoin tapa. Paperikuitit haalistuvat helposti, mutta kun ne tallennetaan heti älypuhelimella sovellukseen, ne säilyvät muuttumattomina.
Kirjanpitolain mukaan tositteet tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, johon liiketapahtuma liittyy.
Esimerkiksi vuoden 2024 tositteet on säilytettävä vuoden 2030 loppuun saakka.
Tositteiden hallinta voi tuntua hankalalta, mutta Kletan avulla se hoituu automaattisesti:
👉 Näin varmistat, että tositteesi täyttävät vaatimukset ja pysyvät tallessa – ilman stressiä. Varaa maksuton esittely Klettaan ja tutustu lisää.
Hyvä tosite on selkeä, sisältää kaikki lain vaatimat tiedot ja liittyy suoraan liiketoimintaan. Yrittäjän kannattaa huolehtia tositteiden oikeellisuudesta heti, sillä se säästää aikaa, rahaa ja vaivaa myöhemmin.
Kun käytät Klettaa, tositteiden hallinta ei vie aikaa muulta työltä – tekoäly huolehtii, että kirjanpito pysyy ajantasalla ja oikein.
1. Kelpaako pelkkä maksupäätekuitti kirjanpitoon?
Ei kelpaa yksinään. Maksupäätekuitti tai verkkopankin maksukuitti ei sisällä kaikkia vaadittuja tietoja (esim. ALV-erittely). Tarvitaan myyjältä saatu lasku tai kuitti, jossa on kaikki lain edellyttämät tiedot.
2. Kuinka kauan tositteita täytyy säilyttää?
Kirjanpitolain mukaan tositteet on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, johon liiketapahtuma liittyy. Esimerkiksi vuoden 2024 tositteet on säilytettävä vuoden 2030 loppuun asti.
3. Voiko tositteet säilyttää pelkästään sähköisesti?
Kyllä voi. Sekä paperiset että sähköiset tositteet hyväksytään, mutta käytännössä sähköinen tallennus on varmin ja helpoin tapa. Paperikuitit haalistuvat helposti, joten ne kannattaa kuvata ja tallentaa heti.
4. Mitä tapahtuu, jos tosite on puutteellinen tai puuttuu kokonaan?
Jos tosite puuttuu tai siitä puuttuvat oleelliset tiedot, verottaja voi hylätä kulun tai ALV-vähennyksen. Tämä voi johtaa ylimääräisiin veroihin ja sakkoihin. Siksi tositteiden huolellinen säilyttäminen on yrittäjälle tärkeää.
Kletta on suunniteltu helpottamaan toiminimiyrittäjän arkea. Automatisoi kirjanpito helposti yhdessä sovelluksessa hintaan 29€/kk.