Tarvitseeko toiminimiyrittäjä tilitoimistoa? Milloin kirjanpito onnistuu myös itse

Toiminimiyrittäjänä yksi ensimmäisistä suurista kysymyksistä on: tarvitsenko tilitoimistoa vai pystynkö hoitamaan kirjanpidon itse? Vastaus tähän ei ole yksiselitteinen "kyllä" tai "ei", vaan se riippuu täysin yritystoimintasi luonteesta, omasta ajankäytöstäsi ja sietokyvystäsi byrokratiaa kohtaan.

Vanhan liiton ajattelussa tilitoimisto oli lähes pakollinen. Nykyään digitaaliset kirjanpito ohjelmat ovat kuitenkin mullistaneet tilanteen, ja monet rutiinit voi hoitaa helposti itse. Valinnan tekeminen vaatii kustannusten, riskien ja helppouden punnitsemista. Tässä artikkelissa käymme läpi ne kriittiset tekijät, joiden perusteella voit tehdä itsellesi sopivan päätöksen: milloin pärjäät itse automaation avulla, ja milloin asiantuntijan apu on välttämätöntä.

Kirjanpidon ydin : Lakisääteiset velvoitteet ja vastuu

Riippumatta siitä, palkkaatko tilitoimiston vai hoidatko kirjanpidon itse, vastuu kirjanpidon oikeellisuudesta ja määräajoista on aina yrittäjällä itsellään. Kirjanpidon ei tarvitse olla salatiedettä, mutta se vaatii tiettyjen perusasioiden ymmärtämistä.

Kirjanpidon perusvelvoitteet toiminimellä

Toiminimellä sinun on huolehdittava ainakin seuraavista velvoitteista:

1. Liiketapahtumien Kirjaaminen: Kaikki tulot ja menot on kirjattava aikajärjestyksessä. Tähän kuuluu kuittien ja tositteiden säilyttäminen.
2. ALV-ilmoitukset: Jos olet arvonlisäverovelvollinen, sinun on laskettava ja ilmoitettava ALV kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain.
3. Ennakkoverojen Seuranta: Sinun on huolehdittava siitä, että maksamasi ennakkoverot vastaavat mahdollisimman tarkasti lopullista veronmäärääsi.
4. Elinkeinotoiminnan Veroilmoitus: Kerran vuodessa on tehtävä veroilmoitus, joka on yrityksesi tilinpäätös.

Tilitoimisto hoitaa nämä rutiinit puolestasi, kun taas itsenäisesti toimiva yrittäjä (käyttäen apunaan esimerkiksi Klettaan kaltaista ohjelmaa) hoitaa ne itse.

Lue lisää perusvelvotteista verottajan sivulta: https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/verot-ja-maksut/liikkeen-tai-ammatinharjoittaja/

Ajan säästö vai rahan säästö?

Päätös itse tekemisen ja ulkoistamisen välillä on pohjimmiltaan valinta oman ajan ja suorien kustannusten välillä:

• Itse tekeminen (ohjelman avulla): Säästät suorissa kuluissa, mutta maksat ajalla. Esimerkiksi Kletta.comin kaltaiset automatisoidut ohjelmat vähentävät huomattavasti ajankäyttöä, mutta vaativat silti sinulta kuittien skannaamisen ja pienen tarkistusrutiinin.
  
  
• Tilitoimiston käyttö: Käytät rahaa ulkoistettuun palveluun, mutta säästät aikaa ja saat asiantuntemuksen käyttöösi. Saat vapautettua aikaa laskutettavaan työhön.

Milloin toiminimen kirjanpito onnistuu helposti itse esim Kletan avulla?

Yksinkertainen sääntö on, että jos yritystoimintasi on suoraviivaista, voit hoitaa kirjanpidon helposti itse nykyaikaisella automatisoidulla kirjanpito ohjelmalla. Sinun ei tarvitse palkata tilitoimistoa, jos täytät seuraavat ehdot:

Vähän tapahtumia ja yksinkertaiset tulonlähteet

Yritystoiminta on yksinkertaista, kun:

• Myynti on kotimaahan: Myyt palveluita tai tuotteita vain Suomeen, jolloin sinun ei tarvitse käsitellä EU-myyntien yhteenvetoilmoituksia tai monimutkaisia arvonlisäverosääntöjä.
  
  
• Liiketapahtumia on vähän: Saat kuukaudessa vain muutaman laskun ja muutamia kymmeniä kuitteja. Mitä vähemmän kuitteja ja laskuja, sitä helpompi on hallita kokonaisuutta itse.
  
  
• Ei varastoa tai monimutkaisia poistoja: Et myy fyysisiä tuotteita, joissa tarvittaisiin varastonhallintaa, etkä tee suuria, monimutkaisia investointeja (esim. koneita), joiden poistot on laskettava vuosien ajalle.

Olet valmis käyttämään digitaalista työkalua

Kirjanpito onnistuu itse, kun olet valmis siirtämään rutiinit automatisoidulle järjestelmälle.

• Kuittien hallinta on helppoa: Käytät Kletta:n palvelussa palvelua, jossa kuittien skannaus puhelimella on helppoa ja nopea rutiini. Et enää säilytä kuitteja mapeissa tai kirjekuorissa.
  
  
• Verotus on rutiinia: ohjelma laskee ALV:n ja ennakkoverot puolestasi, ja sinä vain siirrät tiedot OmaVeroon. Palvelu muistuttaa sinua määräpäivistä.
  
  
• Haluat hallinnan: Haluat nähdä yrityksesi taloustilanteen reaaliajassa ja tehdä itse päätökset siitä, mitä kuluja vähennät.

Yhteenvetona: Jos myyt suoraviivaista asiantuntemustasi, olet digitaalinen ja pidät toiminimen kirjanpito hinnan matalana (esim. Kletta Solo- tai Duo-tasoilla), et todennäköisesti tarvitse perinteistä tilitoimistoa.

Milloin tilitoimisto tai asiantuntijatuki on ehdottoman tarpeellista?

On tilanteita, joissa vähintäänkin asiantuntijan tuki on suositeltavaa tai jopa välttämätöntä. Jos yritystoimintasi sisältää alla mainittuja elementtejä, kannattaa harkita Kletta:n Duo- tai Care-tason asiantuntijatukea.

1. Kansainvälinen kauppa ja monimutkainen ALV

• EU-myynti tai -ostot: Jos myyt palveluita tai tavaroita muihin EU-maihin tai kolmansiin maihin, arvonlisäveron säännöt muuttuvat monimutkaisiksi (esim. käännetty verovelvollisuus, myyntien yhteenvetoilmoitukset). Care-tason tuki Kletta:ssa on tälläisissä tilanteissa tarpeen.
  
  
• Useita verokantoja: Jos myyt useita tuotteita tai palveluita, joilla on eri ALV-kannat (esim. 25.5%, 14%, 10% ja 0%), virheiden riski kasvaa.

2. Palkat, varasto ja monimutkaiset Lainat

• Palkkaaminen: Heti kun palkkaat ensimmäisen työntekijän, tilipussin laskenta, ennakonpidätysten hoito ja työnantajamaksut tekevät kirjanpidosta huomattavasti monimutkaisempaa. Tässä kohtaa monet yrittäjät kääntyvät tilitoimiston puoleen.
  
  
• Varastokirjanpito: Jos myyt fyysisiä tuotteita ja sinulla on huomattava varasto, sen arvon laskeminen verotuksessa on monimutkaista ja vaatii asiantuntemusta.
  
  
• Lainat ja Suuret Investoinnit: Jos yritykselläsi on lainoja tai muita monimutkaisia rahoitusjärjestelyjä, niiden kirjanpidollinen käsittely vaatii asiantuntemusta.

3. Ajanpuute ja korkea stressitaso

• Prioriteetit: Jos sinulla on valtavasti laskutettavaa työtä ja korkea tuntipalkka, on taloudellisesti järkevämpää ostaa kirjanpito palveluna. Jos tunti yrittäjänä tuo 80 euroa, mutta kirjanpidon tekeminen vie 10 tuntia, menetät 800 euroa kuukaudessa, mikä on huomattavasti enemmän kuin paraskaan tilitoimisto maksaa.
  
  
• Mielenrauha: Jos veroilmoitusten täyttö ja määräajat aiheuttavat sinulle stressiä ja vievät yöunet kannattaa tällöin Kletta Care-taso on paras valinta.

Johtopäätös: Jos yritystoimintasi on yksinkertaista, voit säästää huomattavasti valitsemalla Kletta:n automatisoidun ohjelman ja hoitaa kirjanpidon itse (Kletta Solo). Jos tarvitset asiantuntijan tukea monimutkaisemmissa tilanteissa, Duo- tai Care-tasot tarjoavat tilitoimiston asiantuntemuksen huomattavasti edullisemmin ja reaaliaikaisemmin kuin perinteinen tilitoimisto. Valinta on sinun – kuinka paljon olet valmis maksamaan ajasta ja mielenrauhasta?

Usein kysyttyä toiminimen kirjanpidosta

1. Voinko vaihtaa tilitoimistosta automatisoituun kirjanpitoon kesken vuoden?
Kyllä voit. Kirjanpito voidaan siirtää koska tahansa, kunhan kaikki vuoden tositteet ja ALV-ilmoitukset ovat ajan tasalla. Esimerkiksi Kletta tekee siirtymisestä helppoa: voit tuoda olemassa olevat tiedot järjestelmään ja jatkaa kirjanpitoa suoraan seuraavasta kuukaudesta ilman katkosta.

2. Mitä tapahtuu, jos teen virheen kirjanpidossa itse?
Jos käytät automatisoitua ohjelmaa kuten Kletta, riski virheille on huomattavasti pienempi, koska ohjelma tarkistaa ALV-laskelmat ja ilmoitusten aikataulut automaattisesti. Mahdolliset virheet voi aina korjata jälkikäteen tekemällä oikaisun. Tärkeintä on, että tositteet ja kuitit ovat tallessa, sillä ne toimivat viranomaisille todisteena korjauksista.

3. Kuinka paljon kirjanpito vie aikaa kuukaudessa, jos teen sen itse ohjelman avulla?
Useimmilla yksinyrittäjillä kirjanpito vie vain 15–30 minuuttia kuukaudessa, kun käytössä on automatisoitu palvelu. Käytännössä työ koostuu kuittien kuvaamisesta ja satunnaisesta tarkistuksesta ennen veroilmoitusta. Perinteiseen tilitoimistoon verrattuna tämä säästää sekä aikaa että vaivaa, sillä kaikki hoituu samassa sovelluksessa.

4. Mitä jos toimintani kasvaa ja tarvitsen enemmän tukea myöhemmin?
Automatisoidusta kirjanpidosta ei tarvitse luopua kasvun myötä. Voit siirtyä joustavasti korkeammalle palvelutasolle, kuten Kletta Duo- tai Care-pakettiin, joissa saat henkilökohtaista asiantuntijatukea ilman, että järjestelmää tarvitsee vaihtaa. Näin kirjanpito pysyy aina hallinnassa – myös silloin, kun yritys kehittyy ja monimutkaistuu.