Toiminimen kirjanpito vaatimukset – Mitä yrittäjän tulee tietää?

Toiminimen kirjanpito vaatimukset – Näin varmistat lainmukaisen kirjanpidon

Toiminimiyrittäjän on pidettävä kirjanpitoa yritystoiminnastaan. Käytännössä tämä tarkoittaa, että yrityksen tulot, menot ja muut liiketapahtumat pitää pystyä todentamaan ja pitämään erillään yksityistalouden tapahtumista. Verotus perustuu kirjanpitoon, joten hyvin hoidettu kirjanpito vaikuttaa suoraan siihen, että verot ja vähennykset menevät oikein.

Hyvä uutinen on, että useimmilla pienillä toiminimillä kirjanpito on melko yksinkertaista. Toiminimiyrittäjä voi yleensä käyttää yhdenkertaista kirjanpitoa, eikä kirjanpidon hoitaminen tarkoita automaattisesti tilitoimistoa tai monimutkaista taloushallintoa.

Jos haluat tutustua tarkemmin käytännön toteutukseen, lue myös toiminimen kirjanpidosta.

Toiminimen kirjanpitovaatimukset yhdellä silmäyksellä

Yhdenkertainen kirjanpito riittää useimmille toiminimille

Toiminimiyrittäjä voi yleensä pitää yhdenkertaista kirjanpitoa. Siinä tapahtumat kirjataan pääsääntöisesti sen mukaan, milloin raha liikkuu: esimerkiksi asiakkaan maksama lasku kirjataan tuloksi ja maksettu yrityskulu menoksi.

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa tilikausi on aina kalenterivuosi.

Kahdenkertainen kirjanpito muuttuu toiminimelle pakolliseksi, jos kaksi seuraavista kolmesta ehdosta täyttyy:

• taseen loppusumma ylittää 100 000 euroa
• liikevaihto tai sitä vastaava tuotto ylittää 200 000 euroa
• yrityksessä työskentelee keskimäärin yli 3 henkilöä.

Lisäksi jos toiminimen tilikausi on jokin muu kuin kalenterivuosi, kirjanpidon on oltava kahdenkertainen.

Useimmille yksinyrittäjille nämä rajat eivät tule vastaan. Tarkemmin aiheesta voit lukea oppaastamme yhdenkertainen kirjanpito – mitä se tarkoittaa ja milloin se riittää?

Kokeile maksutta 14 päivää

Mitä tietoja toiminimen kirjanpitoon pitää kirjata?

Kirjanpidon tarkoituksena on muodostaa luotettava kuva yritystoiminnan rahaliikenteestä. Käytännössä kirjanpitoon kuuluvat esimerkiksi:

• asiakkaiden maksamat myynnit
• yritystoimintaan liittyvät ostot ja kulut
• korot ja verot
• yritystoimintaan liittyvä tavaroiden ja palveluiden oma käyttö
• mahdolliset ALV-tiedot.

Jokaisen tapahtuman taustalla pitäisi olla tosite tai muu selvitys, jonka perusteella tapahtuma voidaan todentaa. Verohallinto korostaa myös, että yritystoimintaan liittyvät kuitit ja tositteet tulee kerätä ja säilyttää.

Kuitteja ei tarvitse säilyttää paperikasoissa. Ne voidaan tallentaa digitaalisesti, kun tiedot säilyvät asianmukaisesti. Esimerkiksi Kletassa voit kuvata kuitin suoraan kirjanpitoon.

Kuinka kauan kuitit ja kirjanpitoaineisto pitää säilyttää?

Tässä kohtaa menevät helposti sekaisin kaksi eri määräaikaa.

Tilikauden tositteet, kuten kuitit ja laskut, sekä muu liiketapahtumia varmentava aineisto on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi.

Sen sijaan esimerkiksi kirjanpidot, tilinpäätös, tililuettelo ja aineistoluettelot on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Käytännössä paras ratkaisu on tallentaa kaikki kirjanpitoaineisto järjestelmällisesti heti tapahtuman yhteydessä. Näin yksittäisiä kuitteja ei tarvitse etsiä kuukausien tai vuosien päästä.

Entä ALV?

Kirjanpito ja arvonlisävero kulkevat usein käsi kädessä.

Vuonna 2026 yrityksen on lähtökohtaisesti rekisteröidyttävä ALV-rekisteriin, jos arvonlisäverollisen liiketoiminnan liikevaihto ylittää 20 000 euroa kalenterivuodessa. Pienempikin yritys voi tietyissä tilanteissa hakeutua ALV-rekisteriin vapaaehtoisesti.

Jos olet ALV-rekisterissä, myyntien ja ostojen ALV-tiedot pitää huomioida kirjanpidossa ja ALV ilmoittaa Verohallinnolle oman verokautesi mukaisesti.

Verokausi on yleensä kuukausi, mutta pienemmällä yrityksellä se voi olla pidempi:

• alle 100 000 euron liikevaihdolla verokausi voi olla neljännesvuosi
• alle 30 000 euron liikevaihdolla verokausi voi olla neljännesvuosi tai vuosi.

Katso tarkemmat määräajat oppaastamme ALV-ilmoitus toiminimiyrittäjälle.

Toiminimen veroilmoitus perustuu kirjanpitoon

Toiminimiyrittäjän elinkeinotoiminnan veroilmoitus annetaan vuosittain. Veroilmoitus pitää antaa myös silloin, kun yritystoimintaa ei ole ollut kyseisenä vuonna.

Kirjanpidosta muodostuvat veroilmoituksen tärkeimmät tiedot: yrityksen tulot, kulut ja lopulta liiketoiminnan tulos.

Siksi kirjanpitoa ei kannata ajatella vain lakisääteisenä velvollisuutena. Kun kirjanpito on ajan tasalla, tiedät samalla paljonko yrityksesi oikeasti tuottaa ja mitä kuluja voit vähentää.

Lue tarkemmin myös toiminimen verotuksesta ja veroilmoitusten määräajoista.

Mitä kuluja toiminimiyrittäjä voi vähentää?

Kirjanpidossa kannattaa huolehtia siitä, että kaikki yritystoimintaan liittyvät kulut tulevat mukaan. Ne pienentävät yritystoiminnan verotettavaa tulosta silloin, kun vähennyksen edellytykset täyttyvät.

Tyypillisiä kuluja ovat esimerkiksi:

• työvälineet ja laitteet
• ohjelmistot ja muut palvelut
• markkinointi
• työtilaan liittyvät kulut
• yritystoimintaan liittyvät matkat
• vakuutukset
• toimistotarvikkeet.

Verohallinnon mukaan toiminimiyrittäjän vähennyksiin voivat kuulua muun muassa autokulut, työmatkakulut, työtilan kulut, edustusmenot sekä poistot ja pienhankinnat.

Oleellista ei siis ole vain kerätä kuitteja, vaan kirjata kulut oikein ja pystyä osoittamaan niiden yhteys yritystoimintaan.

Tarvitseeko toiminimiyrittäjä oman pankkitilin?

Kirjanpidon kannalta olennaista on, että yritystoimintaan kuuluvat tulot ja menot pystytään erottamaan yksityisistä tapahtumista. Verohallinto suosittelee yritystoiminnalle omaa pankkitiliä, sillä se tekee tästä huomattavasti helpompaa.

Toiminimessä yrittäjä voi myös siirtää rahaa yritystoiminnasta omaan käyttöönsä. Kyse ei ole palkasta vaan yksityisotosta, eikä yksityisotto itsessään ole yrityksen vähennyskelpoinen kulu.

Näin pidät toiminimen kirjanpidon kunnossa

Kirjanpidon ei tarvitse viedä paljon aikaa, jos perusasiat hoidetaan jatkuvasti eikä vasta veroilmoituksen lähestyessä.

Hyvä käytännön rutiini on:

1. Tallenna jokainen yritystoimintaan liittyvä kuitti ja lasku heti.
2. Pidä yritystoiminnan tulot ja yksityiset tapahtumat selkeästi eroteltuina.
3. Tarkista säännöllisesti, että kaikki myynnit ja kulut ovat mukana.
4. Huolehdi ALV-ilmoituksista oman verokautesi mukaisesti.
5. Pidä kirjanpito ajan tasalla koko vuoden ajan.

Jos kirjanpito jää pitkäksi aikaa tekemättä, virheiden mahdollisuus kasvaa ja puuttuvien kuittien selvittäminen muuttuu nopeasti työlääksi. Katso myös toiminimiyrittäjän yleisimmät kirjanpitovirheet.

Voiko toiminimen kirjanpidon automatisoida?

Kyllä. Toiminimiyrittäjän ei tarvitse välttämättä tehdä kirjauksia käsin tai siirtää kuitteja kuukausittain kirjanpitäjälle.

Kletta on rakennettu erityisesti toiminimiyrittäjien kirjanpitoon. Sovelluksessa voit esimerkiksi:

• kuvata kuitit suoraan kirjanpitoon
• luoda ja lähettää laskut
• pitää kirjanpidon ajan tasalla automaattisesti
• seurata työajoja ja päivärahoja
• hoitaa ALV- ja veroilmoituksia.

Näin kirjanpito syntyy osana normaalia yrittäjän arkea eikä erillisenä projektina vuoden lopussa.

Tutustu Klettaan ja automatisoituun toiminimen kirjanpitoon →

Usein kysytyt kysymykset toiminimen kirjanpidosta

1. Mitä eroa on yhdenkertaisella ja kahdenkertaisella kirjanpidolla?

Yhdenkertainen kirjanpito on yksinkertaisempi tapa kirjata yrityksen taloudelliset tapahtumat, ja se riittää useimmille toiminimiyrittäjille. Siinä kirjataan vain tulot ja menot, kun taas kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille, esimerkiksi tulo- ja menosivulle. Kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen suuremmille yrityksille, mutta toiminimiyrittäjä voi yleensä pitää yksinkertaisempaa yhdenkertaisen kirjanpidon versiota.
Lue lisää Verohallinnon sivuilta.

2. Kuinka pitkään toiminimiyrittäjän täytyy säilyttää kirjanpidon tositteet?

Kirjanpidon tositteet, kuten kuitit ja laskut, on säilytettävä vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä koskee kaikkia yritysmuotoja, mukaan lukien toiminimiyrittäjiä. On tärkeää, että tositteet ovat selkeitä ja helposti saatavilla esimerkiksi tarkastusten varalta.
Lue lisää säilytys vaatimuksista Verohallinnon sivuilta.

3. Onko toiminimiyrittäjän pakko käyttää kirjanpito-ohjelmaa?

Ei, toiminimiyrittäjä voi halutessaan tehdä kirjanpidon käsin esimerkiksi Excelillä. Kuitenkin kirjanpito-ohjelman käyttö voi helpottaa työtä huomattavasti, erityisesti ALV-raportoinnin ja veroilmoituksen laatimisessa. Automaattiset ohjelmistot, kuten Kletta, voivat säästää aikaa ja vähentää virheitä, joten niitä suositellaan toiminimiyrittäjälle.
Tutustu tarkemmin kirjanpito-ohjelmiin ja niiden hyötyihin.

Tsekkaa miten kirjanpito hoituu Kletalla-> Toiminimen kirjanpito