Skip to content

Millainen on hyvä tosite kirjanpitoa varten?

Hyvä tosite kirjanpitoon

Tosite on dokumentti, jolla todennetaan liiketapahtuma kirjanpitoon. Käytännössä koko kirjanpito rakentuu tositteiden pohjalle, joten niiden oikeellisuus ja säilyttäminen on yrittäjälle erityisen tärkeää.

Tositteita voivat olla esimerkiksi:

  • kuitit

  • laskut

  • vuokrasopimukset

  • ajopäiväkirjat

Hyvä tosite sisältää vähintään:

  • päiväyksen

  • liiketapahtuman sisällön ja yhteyden liiketoimintaan

  • liiketapahtuman osapuolten tiedot

  • ALV-kannan ja veron määrän

On hyvä huomata, että pelkkä maksupäätekuitti tai verkkopankin tapahtumakuitti ei riitä kirjanpitoon kelpaavaksi tositteeksi. Niiden sijaan tarvitaan myyjältä saatu lasku tai kuitti, jossa vaaditut tiedot ovat mukana.

Tositteet on myös säilytettävä lain mukaan vähintään kuusi vuotta. Käytännössä tämä onnistuu helpoiten tallentamalla tositteet sähköisesti heti tapahtuman jälkeen.

Mikä on tosite käytännössä?

Tosite syntyy jokaisesta liiketapahtumasta: ostosta, myynnistä tai solmitusta sopimuksesta. Sen tehtävänä on toimia todisteena siitä, että tapahtuma on todella tapahtunut ja että se liittyy yrityksen liiketoimintaan.

Yleisiä tositteita ovat ostolaskut, myyntilaskut, käteiskuitit, vuokrasopimukset sekä matkakulujen tositteet.

Miksi tositteet ovat niin tärkeitä?

Tositteet muodostavat kirjanpidon perustan. Ne varmistavat, että yrityksen taloudesta muodostuu oikea ja luotettava kuva – ja että verotus hoituu oikein.

Erityisesti arvonlisäverotuksessa tosite on keskeinen:

  • ALV-vähennykset hyväksytään vain, jos tosite sisältää oikeat tiedot (esim. verokannan ja veron määrän).

  • Jos tosite puuttuu tai on puutteellinen, verottaja voi hylätä vähennyksen.

Tositteiden sisältövaatimukset

Laskuissa ja kuiteissa on oltava tietyt tiedot, jotta ne kelpaavat kirjanpitoon. Näitä ovat esimerkiksi:

  • päiväys

  • laskun numero

  • myyjän ja ostajan nimi sekä yhteystiedot

  • liiketapahtuman sisältö (mitä on ostettu/myyty)

  • verokanta ja veron määrä

👉 Tarkempia vaatimuksia voi lukea Verohallinnon sivuilta.

Käytännön esimerkit

  1. Ostotositteet
  • Kuitit ja laskut ostetuista tarvikkeista tai palveluista

  1. Myyntitositteet
  • Lähetetyt laskut asiakkaalle

  • Kassajärjestelmästä tulostetut kuitit

  1. Erityistilanteet
  • Matkakulut: ajopäiväkirjan tulee sisältää päivämäärä, reitti, kilometrit ja matkan tarkoitus.

  • Ulkomaankauppa: EU:n sisällä ja ulkopuolella laskumerkinnät voivat vaihdella, ja ALV:n käsittely poikkeaa kotimaan myynnistä.


Yleiset virheet tositteissa

  • Maksupäätekuitti tallennetaan virallisena tositteena (ei kelpaa yksinään).

  • Tositteesta puuttuu ALV-erittely.

  • Yritetään kirjata henkilökohtaisia kuluja liiketoimintaan.

  • Tositteita ei säilytetä, jolloin ne katoavat tai haalistuvat.

Paperinen vai sähköinen tosite?

Lain mukaan molemmat kelpaavat, mutta käytännössä sähköinen tallennus on varmin ja helpoin tapa. Paperikuitit haalistuvat helposti, mutta kun ne tallennetaan heti älypuhelimella sovellukseen, ne säilyvät muuttumattomina.

Tositteiden säilyttäminen

Kirjanpitolain mukaan tositteet tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, johon liiketapahtuma liittyy.
Esimerkiksi vuoden 2024 tositteet on säilytettävä vuoden 2030 loppuun saakka.

Näin Kletta helpottaa tositteiden hallintaa

Tositteiden hallinta voi tuntua hankalalta, mutta Kletan avulla se hoituu automaattisesti:

  • Ota kuva kuitista ja Kletta tunnistaa päivämäärän, summan ja ALV:n tekoälyn avulla.

  • Tiedot siirtyvät suoraan kirjanpitoon ilman manuaalista näppäilyä.

  • Myyntilaskut voi tehdä suoraan sovelluksessa, jolloin kaikki vaaditut tiedot ovat automaattisesti oikein.

👉 Näin varmistat, että tositteesi täyttävät vaatimukset ja pysyvät tallessa – ilman stressiä. Varaa maksuton esittely Klettaan ja tutustu lisää.

 

Yhteenveto

Hyvä tosite on selkeä, sisältää kaikki lain vaatimat tiedot ja liittyy suoraan liiketoimintaan. Yrittäjän kannattaa huolehtia tositteiden oikeellisuudesta heti, sillä se säästää aikaa, rahaa ja vaivaa myöhemmin.

Kun käytät Klettaa, tositteiden hallinta ei vie aikaa muulta työltä – tekoäly huolehtii, että kirjanpito pysyy ajantasalla ja oikein.

Usein kysyttyä tositteista?

1. Kelpaako pelkkä maksupäätekuitti kirjanpitoon?
Ei kelpaa yksinään. Maksupäätekuitti tai verkkopankin maksukuitti ei sisällä kaikkia vaadittuja tietoja (esim. ALV-erittely). Tarvitaan myyjältä saatu lasku tai kuitti, jossa on kaikki lain edellyttämät tiedot.

2. Kuinka kauan tositteita täytyy säilyttää?
Kirjanpitolain mukaan tositteet on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, johon liiketapahtuma liittyy. Esimerkiksi vuoden 2024 tositteet on säilytettävä vuoden 2030 loppuun asti.

3. Voiko tositteet säilyttää pelkästään sähköisesti?
Kyllä voi. Sekä paperiset että sähköiset tositteet hyväksytään, mutta käytännössä sähköinen tallennus on varmin ja helpoin tapa. Paperikuitit haalistuvat helposti, joten ne kannattaa kuvata ja tallentaa heti.

4. Mitä tapahtuu, jos tosite on puutteellinen tai puuttuu kokonaan?
Jos tosite puuttuu tai siitä puuttuvat oleelliset tiedot, verottaja voi hylätä kulun tai ALV-vähennyksen. Tämä voi johtaa ylimääräisiin veroihin ja sakkoihin. Siksi tositteiden huolellinen säilyttäminen on yrittäjälle tärkeää.

Kletta on suunniteltu helpottamaan toiminimiyrittäjän arkea. Automatisoi kirjanpito helposti yhdessä sovelluksessa hintaan 29€/kk.

 

Muut artikkelit