Mitä kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa?

Kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa kirjanpitotapaa, jossa jokainen yrityksen liiketapahtuma kirjataan vähintään kahdelle eri kirjanpitotilille. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jokaisella tapahtumalla on sekä debet-puoli että kredit-puoli.

Yksinkertaisesti sanottuna kahdenkertainen kirjanpito näyttää kaksi asiaa:

1. Mistä raha tulee?
2. Mihin raha menee?

Esimerkiksi jos yritys ostaa tietokoneen pankkitililtä, kirjanpidossa näkyy sekä se, että yrityksen pankkitililtä lähtee rahaa, että se, että yritykselle syntyy uusi kulu tai omaisuuserä. Tämä tekee kirjanpidosta tarkempaa kuin pelkkä tulojen ja menojen listaaminen.

Verohallinnon mukaan yrityksen kirjanpidossa seurataan muun muassa tuloja, menoja, omaisuutta ja velkoja, ja kahdenkertainen kirjanpito on pääsääntöinen tapa järjestää yrityksen taloushallinto.

Miksi sitä kutsutaan kahdenkertaiseksi kirjanpidoksi?

Nimi tulee siitä, että sama liiketapahtuma kirjataan kahteen paikkaan. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että sama asia kirjattaisiin kahdesti samalla tavalla, vaan että tapahtuma kirjataan kahdesta eri näkökulmasta.

Kirjanpidossa käytetään termejä debet ja kredit:

Jokaisessa kirjauksessa debet- ja kredit-puolen summien pitää olla yhtä suuret. Jos yritys esimerkiksi maksaa 100 euron kulun pankkitililtä, sama 100 euroa näkyy sekä kulutilillä että pankkitilillä, mutta eri puolilla kirjanpitoa.

Tämän ansiosta kirjanpito pysyy tasapainossa. Jos debet ja kredit eivät täsmää, kirjanpidossa on virhe.

Esimerkki kahdenkertaisesta kirjanpidosta

Kuvitellaan, että osakeyhtiö ostaa 100 eurolla toimistotarvikkeita yrityksen pankkitililtä.

Kirjanpidossa tapahtuma voidaan ajatella näin:

Yritykselle syntyy siis kulu, mutta samalla pankkitililtä lähtee rahaa. Molemmat puolet kirjataan, jotta kirjanpito näyttää sekä rahan käytön että sen vaikutuksen yrityksen varoihin.

Tämä on kahdenkertaisen kirjanpidon perusidea: jokaisella tapahtumalla on vastakirjaus.

Miten kahdenkertainen kirjanpito eroaa yhdenkertaisesta kirjanpidosta?

Yhdenkertainen kirjanpito on yksinkertaisempi tapa seurata yrityksen tuloja ja menoja. Siinä tapahtumat kirjataan usein maksuperusteisesti eli sen mukaan, milloin raha tulee tilille tai lähtee tililtä.

Kahdenkertainen kirjanpito on laajempi ja tarkempi järjestelmä. Se ei seuraa vain tuloja ja menoja, vaan myös yrityksen varoja, velkoja, omaa pääomaa, saamisia ja muita talouden eriä.

Kirjanpitolain mukaan ammatinharjoittaja ei ole velvollinen pitämään kahdenkertaista kirjanpitoa, mutta muiden kirjanpitovelvollisten osalta kahdenkertainen kirjanpito on lähtökohta. Suomi.fi:n yritysopas toteaa myös, että jos tietyt kokorajat ylittyvät, elinkeinonharjoittajankin tulee käyttää kahdenkertaista kirjanpitoa.

Kenelle kahdenkertainen kirjanpito on pakollinen?

Kahdenkertainen kirjanpito koskee käytännössä useimpia yritysmuotoja. Esimerkiksi osakeyhtiöt pitävät kahdenkertaista kirjanpitoa.

Yksityinen elinkeinonharjoittaja eli toiminimiyrittäjä voi tietyissä tilanteissa pitää yhdenkertaisen kirjanpidon, jos kirjanpitolain edellytykset täyttyvät. Tämä poikkeus ei kuitenkaan tarkoita, että yhdenkertainen kirjanpito olisi aina paras ratkaisu. Moni pienikin yrittäjä käyttää kahdenkertaista kirjanpitoa, koska se antaa selkeämmän kuvan yrityksen taloudesta.

Käytännössä kahdenkertainen kirjanpito on erityisen tärkeää, jos yrityksellä on:

• osakeyhtiömuotoinen liiketoiminta
• paljon ostoja ja myyntejä
• työntekijöitä
• lainoja tai muita velkoja
• varastoa, kalustoa tai muuta omaisuutta
• tarve seurata kannattavuutta tarkemmin
• velvollisuus laatia tilinpäätös

Miksi kahdenkertainen kirjanpito on tärkeää?

Kahdenkertainen kirjanpito ei ole vain lakisääteinen velvollisuus. Se on myös yrityksen talouden johtamisen työkalu.

Sen avulla yrittäjä näkee esimerkiksi:

• paljonko yrityksellä on rahaa
• paljonko yrityksellä on velkaa
• paljonko yrityksellä on saamisia
• mistä yrityksen tulot tulevat
• mihin yrityksen rahat kuluvat
• tekeekö yritys voittoa vai tappiota
• mikä yrityksen taloudellinen asema on tilikauden lopussa

Yhdenkertainen kirjanpito voi näyttää, paljonko rahaa on tullut ja mennyt. Kahdenkertainen kirjanpito näyttää tämän lisäksi, miten tapahtumat vaikuttavat koko yrityksen talouteen.

Tämä on erityisen tärkeää osakeyhtiössä, koska yhtiön rahat ja omistajan henkilökohtaiset rahat ovat erillisiä. Yrityksen taloutta pitää pystyä seuraamaan omana kokonaisuutenaan.

Miten kahdenkertainen kirjanpito liittyy tuloslaskelmaan ja taseeseen?

Kahdenkertainen kirjanpito muodostaa pohjan yrityksen tilinpäätökselle. Tilinpäätöksen keskeisiä osia ovat yleensä tuloslaskelma ja tase.

Tuloslaskelma kertoo, miten yrityksen tulos on muodostunut. Siitä näkee yrityksen tuotot, kulut ja lopulta voiton tai tappion.

Tase kertoo yrityksen taloudellisen aseman tiettynä päivänä. Se näyttää esimerkiksi yrityksen varat, velat ja oman pääoman.

Kahdenkertainen kirjanpito mahdollistaa tämän, koska jokainen liiketapahtuma vaikuttaa johonkin kirjanpidon kokonaisuuteen: tulokseen, varoihin, velkoihin tai omaan pääomaan.

Voiko kahdenkertaisen kirjanpidon tehdä itse?

Kahdenkertaisen kirjanpidon voi periaatteessa tehdä itse, jos ymmärtää kirjanpidon periaatteet, yrityksen velvoitteet ja verotukseen liittyvät säännöt. Käytännössä se vaatii kuitenkin enemmän osaamista kuin pelkkä tulojen ja menojen listaaminen.

Yrittäjän pitää ymmärtää esimerkiksi:

• mitä debet ja kredit tarkoittavat
• mille tileille tapahtumat kirjataan
• miten arvonlisävero käsitellään
• miten palkat, ostot ja myynnit kirjataan
• miten jaksotukset tehdään
• miten tilinpäätös muodostuu
• mitä ilmoituksia yrityksen pitää antaa

Vaikka kirjanpito olisi ulkoistettu tilitoimistolle, yrittäjän kannattaa silti ymmärtää perusteet. Lopullinen vastuu kirjanpidon järjestämisestä on yrityksellä itsellään.

Tyypillisiä virheitä kahdenkertaisessa kirjanpidossa

Kahdenkertainen kirjanpito on tarkka järjestelmä, mutta virheitä syntyy helposti, jos peruslogiikka ei ole hallussa.

Yleisiä virheitä ovat esimerkiksi:

• tapahtuma kirjataan vain yhdelle tilille
• debet- ja kredit-puolet eivät täsmää
• kulu kirjataan väärälle tilille
• arvonlisävero käsitellään väärin
• yrittäjän omat ja yrityksen rahat menevät sekaisin
• tositteita puuttuu
• tapahtumat kirjataan väärälle tilikaudelle
• myyntisaamisia tai ostovelkoja ei huomioida oikein

Virheet voivat vaikuttaa yrityksen tulokseen, verotukseen ja tilinpäätökseen. Siksi kahdenkertainen kirjanpito kannattaa tehdä huolellisesti ja järjestelmällisesti.

Kahdenkertainen kirjanpito käytännössä

Käytännössä kahdenkertainen kirjanpito rakentuu kirjanpitotileistä. Näitä tilejä voivat olla esimerkiksi:

• pankkitili
• myyntitulot
• ostot
• arvonlisäverovelka
• palkkakulut
• lainat
• myyntisaamiset
• ostovelat
• kalusto
• oma pääoma

Kun yrityksessä tapahtuu jotain taloudellista, tapahtuma kirjataan oikeille tileille. Näiden kirjausten perusteella muodostuvat raportit, joilla yrityksen taloutta seurataan.

Esimerkiksi myyntilasku voi vaikuttaa myyntituloihin, arvonlisäveroon ja myyntisaamisiin. Kun asiakas maksaa laskun, kirjanpidossa näkyy, että myyntisaaminen pienenee ja pankkitilin saldo kasvaa.

Juuri tämä tekee kahdenkertaisesta kirjanpidosta hyödyllisen: se ei näytä vain yhtä irrallista tapahtumaa, vaan sen vaikutuksen yrityksen kokonaisuuteen.

Yhteenveto: mitä kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa?

Kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa sitä, että jokainen yrityksen liiketapahtuma kirjataan vähintään kahdelle kirjanpitotilille. Jokaisessa kirjauksessa on debet- ja kredit-puoli, joiden summien pitää olla yhtä suuret.

Sen tarkoituksena on antaa tarkka ja luotettava kuva yrityksen taloudesta. Kahdenkertainen kirjanpito ei seuraa vain tuloja ja menoja, vaan myös yrityksen varoja, velkoja ja omaa pääomaa.

Yrittäjän näkökulmasta kahdenkertainen kirjanpito voi aluksi tuntua monimutkaiselta, mutta sen perusidea on selkeä: jokaisella tapahtumalla on kaksi puolta. Kun tämä ymmärretään, myös yrityksen talouden kokonaiskuva muuttuu helpommaksi hahmottaa.

Usein kysytyt kysymykset kahdenkertaisesta kirjanpidosta

Mitä kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa lyhyesti?

Kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa, että jokainen liiketapahtuma kirjataan vähintään kahdelle kirjanpitotilille: debet- ja kredit-puolelle. Näiden summien pitää aina täsmätä.

Onko kahdenkertainen kirjanpito pakollinen osakeyhtiölle?

Kyllä. Osakeyhtiön kirjanpito tehdään kahdenkertaisena kirjanpitona. Yhdenkertainen kirjanpito koskee vain tiettyjä yksityisiä ammatin- ja liikkeenharjoittajia tietyin edellytyksin.

Mitä eroa on yhdenkertaisella ja kahdenkertaisella kirjanpidolla?

Yhdenkertainen kirjanpito seuraa lähinnä tuloja ja menoja. Kahdenkertainen kirjanpito seuraa tulojen ja menojen lisäksi yrityksen varoja, velkoja, omaa pääomaa ja taloudellista asemaa.

Mitä debet ja kredit tarkoittavat?

Debet tarkoittaa kirjanpitotilin vasenta puolta ja kredit oikeaa puolta. Jokaisessa kahdenkertaisen kirjanpidon kirjauksessa debet- ja kredit-summien pitää olla yhtä suuret.

Voiko yrittäjä tehdä kahdenkertaisen kirjanpidon itse?

Voi, mutta se vaatii kirjanpidon ja verotuksen perusteiden ymmärtämistä. Moni yrittäjä ulkoistaa kahdenkertaisen kirjanpidon tilitoimistolle, koska virheillä voi olla vaikutusta verotukseen, tilinpäätökseen ja yrityksen talouden seurantaan.